Submit artikel melalui OJS kini menjadi standar di hampir semua jurnal ilmiah nasional Indonesia. Sistem ini mengelola seluruh alur publikasi secara digital dari pengiriman naskah hingga artikel terbit dalam satu platform yang dapat dipantau kapan saja. Panduan ini menggunakan alur IDSCIPUB sebagai contoh nyata.
Apa Itu OJS?
OJS (Open Journal Systems) adalah platform manajemen jurnal ilmiah berbasis web yang dikembangkan oleh Public Knowledge Project (PKP). Hampir seluruh jurnal terakreditasi SINTA di Indonesia menggunakan sistem ini.
Persiapan Sebelum Submit
Sebelum membuka halaman OJS, siapkan dokumen berikut terlebih dahulu:
- Naskah sesuai template jurnal (format Word/RTF, bukan PDF)
- Abstrak Bahasa Indonesia dan Inggris
- Daftar referensi terformat (gunakan Mendeley atau Zotero)
- Data penulis lengkap: nama, afiliasi, email, ORCID ID
- Surat pernyataan orisinalitas dan hasil cek plagiarisme (jika diminta)
⚠️ Baca Author Guidelines jurnal sebelum memulai — setiap jurnal punya aturan yang berbeda.
Baca Juga: Jenis User OJS dalam Pengelolaan Jurnal Ilmiah yang Profesional
Alur Publikasi Jurnal di OJS
Proses submit artikel melalui OJS terbagi menjadi 4 tahapan:
Fase 1: Submission
Daftarkan diri sebagai Author di website jurnal, lalu login dan klik “Make a New Submission”. Unggah naskah di bagian Submission Files, isi metadata artikel (judul, abstrak, kata kunci, nama penulis, referensi), lalu klik “Finish Submission”.
Setelah naskah masuk, editor melakukan Initial Screening — mengecek kesesuaian scope, format, dan kelengkapan dokumen. Di IDSCIPUB, proses ini tercatat rapi di bagian Pre-Review Discussions sehingga penulis bisa memantau feedback editor secara langsung.
Fase 2: Review
Naskah akan dinilai oleh dua reviewer eksternal melalui sistem blind review — identitas penulis dan reviewer saling dirahasiakan demi objektivitas penilaian.
Di tab Review, penulis bisa memantau:
- Round 1, 2, 3 — putaran review yang sedang berjalan
- Notifications — keputusan editor yang juga dikirim ke email
- Reviewer’s Attachments — file hasil review; unduh dan baca dengan teliti
- Revisions — tempat upload file revisi via tombol Upload File
Setelah revisi diterima dan naskah dinyatakan Accepted, editor mengirimkan Invoice melalui email. Selanjutnya, naskah otomatis berpindah ke fase Copyediting.
Baca Juga: Cara Install OJS untuk Jurnal Ilmiah Terbaru & Lengkap
Fase 3: Copyediting
Setelah pembayaran selesai, penulis menerima Letter of Acceptance (LOA) — bukti resmi bahwa artikel diterima untuk dipublikasikan. LOA bisa diunduh di tab Copyediting bagian Copyediting Discussions.
Tim produksi IDSCIPUB kemudian mengerjakan penyuntingan artikel: perbaikan grammar, typo, konsistensi format, hingga layout final. Hasilnya muncul di bagian Copyedited, penulis cukup menunggu tanpa perlu melakukan apa pun.
Fase 4: Production
Ini adalah tahap akhir sebelum artikel terbit. Di tab Production, ada beberapa diskusi penting:
- Galley Proof Correction — cek layout final artikel; sampaikan koreksi kecil jika ada, lalu approve
- Final File Production — file siap terbit setelah galley disetujui
- Article Publication — artikel resmi dipublikasikan dan notifikasi dikirim ke email penulis
Di IDSCIPUB, semua diskusi di fase ini tercatat dan dikirimkan ke email terdaftar, sehingga tidak ada informasi yang terlewat.
Kesimpulan
Cara submit jurnal melalui OJS terdiri dari empat fase yang berurutan: Submission, Review, Copyediting, dan Production. Setiap fase punya alur yang jelas dan bisa dipantau langsung dari dashboard. Karena itu, memahami fungsi tiap tab di OJS jauh lebih efektif daripada sekadar menunggu notifikasi email. Dengan persiapan dokumen yang matang dan respons revisi yang cepat, proses publikasi bisa berjalan lebih lancar.
Selain itu, pengalaman tiap penulis bisa berbeda tergantung jurnal yang dituju. Oleh karena itu, penting untuk selalu membaca Author Guidelines dan aktif memantau setiap perkembangan di sistem OJS. Semakin responsif penulis terhadap catatan editor dan reviewer, semakin cepat naskah melaju ke tahap berikutnya.
Kunjungi IDSCIPUB dan mulai publikasi ilmiahmu sekarang.
